5S – A base para a Excelência na Mudança Organizacional

Conforme anunciado pelo Paulo, estou colaborando com posts interessantes e espero contribuir muito para o Blog.

Pensando como fazer o 5S se tornar uma ferramenta estratégica na mudança de comportamento e em uma maneira de associar cada Senso da qualidade com os objetivos estratégicos das empresas para promover a mudança de comportamento na organização achamos uma maneira de ligar os sensos com as ferramentas SWOT, Matriz BCG e matriz GE, porém o adaptando para comportamento e processos empresariais.
Como sabemos os 5S basicamente são os cinco sensos de utilização, ordenação, limpeza, higiene e disciplina. Mas o planejamento estratégico tem ligação? Tem sim!! Vamos mostrar como ligar os Sensos da qualidade com as ferramentas do planejamento estratégico.

Seiri: Senso de utilização. Refere-se à prática de verificar todas as ferramentas, materiais, etc. na área de trabalho e manter somente os itens essenciais para o trabalho que está sendo realizado.

Neste caso podemos utilizar a matriz BCG para identificar os produtos, atividades e processos que não agregam valor para a empresa.  A matriz BCG foi criada para avaliar o Portfólio da empresa, mas iremos conectar com o senso da utilização:

As minhas atividades contribuem de que forma para empresa?

• Estrela:  Contribui para seus resultados e metas de acordo com os objetivos da empresa;
• Interrogação: Não dá credibilidade sobre as metas e objetivos da empresa;
• Vaca: É um modelo que dá resultado, porém é conservador e burocrático;
• Abacaxi: Não contribui e não dá credibilidade com as metas da empresa;

Com meus métodos de trabalho:

• Estrela: Agrega valor ao que eu faço para ser exemplar na empresa?
• Interrogação:  Eu não sai por que estão aqui?
• Vaca: Agrega valor na empresa de forma conservadora e burocrática?
• Abacaxi: Só atrapalha as atividades?

Com meus objetos e ferramentas de trabalho:

• Estrela: Agiliza meu trabalho e produtividade?
• Interrogação: Eu não sai por que estão aqui?
• Vaca: Ajuda para execução das tarefas?
• Abacaxi:  Só atrapalha as atividades?

Seiton: Senso de ordenação. Enfoca a necessidade de um espaço organizado.

• Você sabe as atividades que mais tomam seu tempo?
• Você faz um cronograma das suas atividades?
• Você lista as prioridades?
• O que você faz agregam valor para a sua rotina e para os resultados da empresa? Estão ligados ao planejamento estratégico?
• Como você é visto por seus colegas, família e superiores?
• Como estão seus prazos?
• Quais são seus pontos fortes?
• Quais são seus pontos fracos?
• É necessário ter todos estes objetos em minha mesa?
• O que eu poderia melhorar?
• Estou seguindo os procedimentos da empresa?

Seisou: Senso de limpeza. É um dos mais importantes por ser a manutenção da utilização e da ordenação

• Como esta seu Marketing pessoal?
• O que você imagina sobre o que seus colegas acham de seu comportamento?
• Como seus colegas avaliam sua aparência?
• Você gosta de usar gírias em sua comunicação?
• Como esta seu setor?
• Você o limpa com freqüência?
• Você procura evitar sujá-lo?
• Há poluição visual e auditiva de seu local de trabalho?
• Você convive bem com seus colegas?

Seiketsu: Senso da Higiene: A importância do senso da higiene é para fortalecer a imagem da empresa perante os colaboradores, clientes e sociedade.

Se você não cuida de si mesmo, ninguém acreditará que é capaz de cuidar de outras pessoas. – Patrick Cescau (Presidente Mundial da Unilever)

Para este caso resolvemos aplicar o SWOT criado por Michael Porter com o objetivo de identificar oportunidades e ameaças. Neste caso associamos ao desenvolvimento interpessoal fazendo adaptação para o comportamento das pessoas.

Neste caso adotamos o ambiente interno como o perfil de cada indivíduo e o ambiente externo a empregabilidade. Mas podemos perfeitamente encaixá-lo no planejamento estratégico da empresa.

Shitsuke: Senso da Disciplina é fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s’s num modo de vida.

Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios e traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação.

Neste caso resolvemos aplicar a matriz GE MacKinsey avaliando a atitude e comportamento com a maneira que cada indivíduo é visto pela empresa e colegas de trabalho.

• Seiri: Senso de utilização. Manter somente os itens essenciais para o trabalho que está sendo realizado. Tudo o mais é guardado ou descartado. Este processo conduz a uma diminuição dos obstáculos à produtividade do trabalho.
• Seiton: Senso de ordenação. Ferramentas e equipamentos deverão ser deixados nos lugares onde serão posteriormente usados. O processo deve ser feito de forma a eliminar os movimentos desnecessários.
• Seisou: Senso de limpeza. Designa a necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. O foco deste procedimento é lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho diário, e não uma mera atividade ocasional quando os objetos estão muito desordenados.
• Seiketsu: Senso de Higiene. A Higiene não somente relacionada com limpeza, preservação de um ambiente saudável. É criar normas e sistemáticas em que todos devem cumprir. Tudo deve ser devidamente documentado. A gestão visual é fundamental para fácil entendimento de cada norma.
• Shitsuke ou Shuukan: Senso de autodisciplina ou hábito, costume. Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo um regresso às antigas práticas.

O que queremos propor:

• Senso da Utilização: Rever produtos e processos

• Senso da Ordenação: Gerenciar rotinas e prioridades

• Senso da Limpeza: Tornar rotinas e processos padronizados e robustos;

• Senso da Higiene: Promover a mudança de comportamento;

• Senso da Disciplina: Promover a evolução das pessoas e processos;

Caso queira saber mais por favor entre ou acesse a área de downloads do blog  e baixe o arquivo ” 5S em ação “.

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