BSC – O que considerar antes de implementar ?

Antes de sair tentando implantar o BSC  só porque alguém te disse que é bom ou esta na moda e que pode resolver todos os seus problemas , acredito que seja adequado conhecer o método MEG (Modelo de Excelência da Gestão) desenvolvido pela FNQ (Fundação Nacional da Qualidade), que irá te dar muitos subsídios em sua jornada do planejamento estratégico.

Primeiramente, quero deixar  este breve recado  : Se sua empresa é pequena , Recuse-se a adotar as formalidades das grandes empresas!  META é muito mais importante do que uma missão corporativa – logicamente você deve ter um planejamento estratégico mínimo e um direcionamento;  onde quer chegar ? - MUITO MAIS IMPORTANTE !! . Lembre-se disso sempre. Evite rótulos e outras coisas do tipo, deixe as formalidades de cargos e outros mitos para depois. Empresas criativas normalmente são aquelas em que todos se ajudam e estão focados em objetivos claros. Não quero dizer para não ter um plano de negócios ou modelo, obviamente é importante, contudo você não deve deixar que o plano ” engesse ” sua organização  ( flexibilidade ),  pois no  começo as coisas não são tão fáceis de mensurar e o cenário muda rápido.

Também recomendo adotar uma visão ” projetizada” e voltada a processos para alcançar a maturidade tão desejada.

Visão Projetizada do Planejamento estratégico BSC  !

O BSC tem como visão, solucionar os problemas organizacionais através do estabelecimento de uma estratégia e sua subseqüente ação. Toda ação pressupõe uma decisão de realização de um projeto normalmente . Abaixo um resumo breve de como adotar a visão de projetos em BSC:

O que é MEG  - Modelo de Excelência da Gestão ?

O Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) é baseado  em 11 fundamentos e oito critérios. Como fundamentos podemos definir os pilares, a base teórica de uma boa gestão. Esses fundamentos são colocados em prática por meio dos oito critérios. Fonte : FNQ

O MEG em conjunto com o BSC pode te fornecer enormes subsídios para implantação e sucesso da estratégia. Procure saber a respeito e o adapte as condições da sua empresa,  pois cada organização é diferente da outra e possui seu próprio ecossistema. Não existem fórmulas mágicas apenas adapte a sua situação.

Antes da implementação do BSC, devemos definir a estratégia corporativa, pois é através dela que iremos trabalhar os quatro quadrantes para desdobramento : (financeiro, processos, clientes e pesssoas), tudo isso logicamente baseado na missão, visão e valores da organização, traduzindo isso  em objetivos, indicadores, metas, PTO ( Planejamento tático operacional ) e planos de ação.
Neste post irei abordar tudo de forma simples. Para que inventar a roda não é mesmo ?rutura do bsc

Estrutura do BSC

Para começar de uma olhada neste mapa mental  completo sobre a estrutura do BSC –  Vale a pena – Clique na imagem ou faça download !

Partes do BSC

1.  Missão,Visão e Estratégia.
2.  A estratégia é desmembrada nas quatro perspectivas (financeira, processos, clientes e pesssoas/aprendizado) – mapa estratégico.
3. Estes desdobramentos em Objetivos estratégicos ( OE )
4.  Cada OE possui suas metas e KPI’s indicadores.
5.  Em cima dos Indicadores temos os planos de ação ( PDCA ).

Possíveis GAPS

• As pessoas não entendem o que deve ser feito
• Resistência a mudanças
• Sistemas limitados
• Gerência resistente e não comprometida
• Problemas de capacitação gerencial
• Expectativas fora da realidade
• Cronogramas para ” enfeitar ” paredes.
• Verificar os FCS ( Fatores críticos para o sucesso ) veja esta ótima apresentação sobre FCS :

• Na grande maioria das vezes trabalhar com a estratégia é fácil e as empresas não costumam ter problemas nesta etapa e sim ao implementar e desdobrar os indicadores.
• Outro erro é envolver somente setores específicos e não comunicar isso a todos os colaboradores. Novamente afirmo que deve-se usar o método participativo.

Como Iniciar ?

Leia primeiro sobre os 9 passos para o sucesso da iniciativa no site BALANCED SCORECARD  - Building & Implementing a Balanced Scorecard: Nine Steps to Success.

Passos :

• Em primeiro lugar deve-se assegurar que a empresa já esteja com dua declaração de visão, missão e visão definidas.

Estudos mostram que em 90 % dos casos a Visão definida e divulgada não retrata a realidade da empresa e não havia sequer sido validada.
Então meu amigo, começar a trabalhar em uma visão equivocada é um grave erro. Evite isso e na dúvida contrate uma consultoria.

• Formule a Estratégia – Verificar se já esta definida, caso contrário trabalhar fortemente o planejamento estratégico : Missão, visão, valores, estrutura, objetivos, cultura, negócio, fatores críticos para o sucesso (FCS ), análise swot, Macro ambiente, 5 forças de porter e outros.

( Lembre-se : a ferramenta BSC nada mais é do que a um mecanismo para a implementação da estratégia e não para a formulação da mesma).
Estratégia é uma corrida para chegar a uma posição ideal. Onde estou e onde quero chegar ?  Tem a ver com o planejamento estratégico.

• Desdobre sua estratégia e crie o mapa estratégico juntamente com o corpo gerencial e alta administração. Exemplo de mapa estratégico. Clique para ampliar !

•  Defina as metas e indicadores mais importantes de acordo com o mapa estratégico e diretrizes da empresa – Nesta etapa não adianta medir coisas que ” não precisam ser medidas “. Use o bom senso, relevância e impacto. Metas devem ser factíveis. Neste ponto defina também as regras. Como vai ser medido e que índice usar. Algo que seja justo e de acordo com a realidade. Não é simples e deve ser muito discutido para não gerar problemas depois, principalmente se você usar isso para programas de PLR ( Participação nos lucros ).

Nota : As Metas devem ser pensadas e voltadas para o cliente e negócio. Não é o que você acha. Esqueça o modelo funcional por organograma ( falido e desatualizado). Tenha uma estrutura funcional por processos ( time ). Tenha um plano de execução e monitoramento das suas metas.

• Cobre os resultados dos responsáveis.

• Crie cronogramas de reunião com cada filial ou setor para discutir o cumprimento de metas e qual o plano de ação, corrigindo desvios ( Na realidade um PDCA ).
• Monitore os resultados constantemente. ( kpi)

Modos de medição

Você pode usar softwares proprietários e livres – BI ( BUSINESS INTELIGENCE ) –  para ajudar na tarefa de gerenciamento de indicadores ou criar planilhas para isso. ( Use modelo PDCA, pareto, gráficos ishikawa e outras ferramentas da qualidade para controlar e mensurar resultados com planos de ação par a desvios e não conformidades).

Existe uma alternativa opensource brasileira chamada GEPLANES  que atende de certa forma os requisitos e facilita a criação de metas.  Baixe os fontes aqui !

Outra alternativa é o Pentaho e o o Qlickview  - Ótimas ferramentas. Tutorial Pentaho completo aqui !
Se você não tem dinheiro para investir em ferramentas mais elaboradas, Recomendo iniciar com algo mais mais simples e no futuro migrar para algo mais robusto dependendo da demanda e maturidade na organização.
No meu caso usei apresentações em powerpoint ( com excel embutido ) e uma planilha para gerar o ranking das unidades ou filias.
Chamei de GESTÃO A VISTA e para ficar mais bonito, você pode carregar os indicadores em um pc ligado em uma tela LCD para o escritório todo ver.

Esquema ou sugestão para medição de indicadores :

BSC E CRM

Para indicadores de vendas e relacionamento com clientes , use o bsc junto ao seu crm  pois de lá virão os dados para gerar seus indicadores:

Espero que aproveitem. Para quem quiser o modelo pronto do gestão a vista basta entrar em contato ou postar comentário.

Você pode divulgar os números usando quadros na fábrica, escritório ou de acordo com a sua imaginação.

Não deixe de conferir a primeira parte do artigo aqui

No próximo post vou ensinar criar as metas. Aguarde !